Il lockdown ha cambiato radicalmente le regole del gioco. Oggi i leader di tutto il mondo devono fare i conti con una rivoluzione comunicativa inaspettata, devastante e senza precedenti. Il tutto peggiorato da ansia, paura di morire, lutti da dover elaborare, timori per il futuro economico e lavorativo. La distanza sociale e l’assenza fisica delle persone causano un gap comunicativo quasi incolmabile.
Nel frattempo i dipendenti della maggior parte delle aziende sono chiusi in casa, martellati da informazioni terribili, senza saper nulla del loro futuro, costretti in spazi ristretti da tutti i punti di vista. Di fronte alla TV o alle prese con la protesi smartphonica, mentre si riempiono di alcol e di patatine. Risultato? Una enorme e diffusa perdita di motivazione che si abbatterà inesorabilmente sulla performance di ogni azienda nel post quarantena. Perché parliamoci chiaro: il rientro sarà complicato, molto complicato.
COSA SUCCEDERA’ AL RIENTRO?
Immagina un atleta che corre solitamente la mezza maratona in 1 ora e 45 minuti. Ora tienilo chiuso in casa per due mesi, fermo, senza potersi allenare se non qualche passeggiata per il corridoio, o al massimo un giretto in giardino. Passati i due mesi lo rimetti in pista, e pretendi che corra la mezza in 1 ora e 15. Secondo te ci riesce?
La risposta è no, ovviamente.
Per la maggior parte dei lavoratori il rientro sarà altrettanto traumatico: dopo uno stop di settimane verrà chiesto loro di correre molto più velocemente rispetto a prima. Eh si, perché le aziende al rientro, una volta levata la safety car che rallenta tutti, cercheranno di recuperare il disastro economico correndo all’impazzata, e spremendo il più possibile i dipendenti nella speranza di ottenere performance strabilianti. Ma al posto degli atleti motivati e abituati ad un certo ritmo, le aziende si ritroveranno una popolazione ingrassata e incastrata entro ritmi casalinghi lenti e soporiferi. E soprattutto non più abituata a stare per ore con colleghi che sopportava a malapena in precedenza.
Altro che performance strabilianti. Sarà un miracolo riuscire ad evitare conflitti a mano armata.
COMUNICARE LA FIDUCIA
Quando senti parlare di leadership sai almeno di cosa si tratta? Proviamo a dare una definizione stringata. La leadership è un processo di influenzamento: l’individuo A influisce sull’individuo B con l’obiettivo di ottenere da questi un determinato comportamento. Quindi a differenza di quanto comunemente si pensi, la leadership non è una funzione esclusivamente manageriale. Nel momento in cui influisci su qualcuno sei un leader. Un genitore è un leader perché influisce sul comportamento del figlio.
Per poter influire su B, il leader A utilizza tutte le forme di comunicazione che ha a disposizione: Verbale, Non-Verbale e Simbolica. Un leader usa le parole, i gesti, lo sguardo, l’espressione del volto, manda mail, e così via. Un leader efficace utilizza la comunicazione in modo consapevole, prestando attenzione ai tempi e ai modi, e soprattutto al contesto in cui avviene questo processo. Sei un leader efficace se ti poni le seguenti domande:
- Chi si trova nell’ambiente in questo momento?
- Quali e quanti sono gli osservatori?
- Come reagiranno gli osservatori mentre parlo ad una persona che fa parte del team?
- Come si sentirà il mio interlocutore sapendo di essere osservato da altri spettatori?
- In che modo posso gestire la mia comunicazione non-verbale per evitare che l’interlocutore attivi il proprio defensive mode (modalità difensiva)
Saper dosare le domande, controllare la propria comunicazione nei 3 livelli (Verbale, Non-Verbale, Simbolica) e soprattutto prestare attenzione agli elementi che compongono il contesto sono tutte strategie che permettono ad un leader di influire sui propri followers, ottenendo la loro fiducia.
FIDUCIA E LEADERSHIP
La fiducia è ciò che spinge un follower B ad emettere il comportamento richiesto dal leader A. Per definizione la fiducia è
un processo di attribuzione di potenzialità conformi ai propri desideri, motivata da una vera o presunta affinità elettiva, o da uno Sperimentato Margine di Sicurezza
Il follower B attribuisce al leader A una caratteristica: ti seguo, mi fido di te, faccio ciò che mi chiedi. La fiducia è al centro della nostra vita. Se non ci fidassimo di genitori, partner, medici, piloti ecc. sarebbe un disastro. Riusciamo a vivere proprio perché ci fidiamo degli altri.
Ma non ci fidiamo al 100%, perché non è possibile sperimentarlo con certezza. Utilizziamo quello che io definisco SMS, Sperimentato Margine di Sicurezza. Mediamente sappiamo che possiamo fidarci dell’autista del bus, o di chi ha costruito il tetto che ora si trova sopra la nostra testa, perché utilizziamo l’SMS. Essendo un “margine” non è possibile essere certi al 100%, ma possiamo vivere e muoverci nel mondo perché il “margine” è comunque sufficiente a garantirci la sopravvivenza fisica ed emotiva.
La fiducia, pertanto, è agganciata ad un paradosso:
PARADOSSO DELLA FIDUCIA: la fiducia è impossibile e irrinunciabile
E’ impossibile fidarsi al 100% di una persona o di un oggetto (tipo la solidità di un ponte). Ma non possiamo rinunciare a legarci alle persone o ad utilizzare gli oggetti. Paradossale, vero?
LOCKDOWN ED EFFETTI SULLA LEADERSHIP
Il lockdown, necessario per contenere la pandemia da coronavirus, ha cambiato radicalmente le regole del gioco. In questo momento storico i leader di tutto il mondo fanno i conti con ostacoli comunicativi senza precedenti, un gap quasi incolmabile causato dall’assenza fisica degli interlocutori. Le persone non sono davanti a te, quindi non puoi utilizzare tutta la dotazione comunicativa di cui abbiamo parlato. Con conseguenze incredibili sulla tua capacità di influire sul loro comportamento.
Ma non solo.
La fiducia passa attraverso strategie comunicative ben precise, principalmente il saper utilizzare in modo consapevole la Comunicazione Non-Verbale. Tutto questo presuppone presenza fisica, rapporti reali, scambi di sguardi, ecc.
Il rischio da un punto di vista psicologico è quello di perdere il polso sullo stato d’animo delle tue risorse, sottoposte a loro volta al medesimo isolamento sociale nonché ad una progressiva perdita della motivazione, di cui vedremo le conseguenze tra qualche mese, dopo il rientro. Se non puoi influire sul loro comportamento, verosimilmente questo avrà un impatto negativo anche sulla loro motivazione. Un esercito di persone che in qualche modo tentano di lavorare da casa, sempre più stressate e rammollite (e alcolizzate).
Un esercito con un comandante nascosto dietro ad uno schermo.
Fortunatamente nella maggior parte dei casi disponiamo della strumentazione tecnica necessaria per colmare questo impressionante gap comunicativo. Dieci anni fa, senza questa diffusione di smartphone, per la popolazione sarebbe stato molto complicato anche solo il pensare di effettuare una videochiamata.
Quindi i leader oggi possono mantenere i dipendenti motivati, coinvolti e produttivi da remoto. E per farlo è bene che rispettino queste regole.
LE SEI REGOLE PER LA LEADERSHIP DA REMOTO
Devi assolutamente rispettare queste sei regole se vuoi migliorare la tua leadership da remoto, mantenendo quindi le tue risorse motivate e coinvolte:
- RASSICURALI. Questo deve essere il tuo mantra quotidiano: usa tutti i mezzi a disposizione (messaggi, mail, telefono, video) per rassicurarli del fatto che ce la stai mettendo davvero tutta per portare il vostro lavoro, la vostra azienda e quindi il vostro futuro fuori da questo momento di crisi mondiale. Lo so, è difficile anche per te, perché sei il primo ad essere preoccupato. Ma sei sei un leader ricorda che le tue risorse si fidano di te, non hanno alternative in questo momento, e tu puoi fare davvero la differenza. Calibra attentamente positività ed entusiasmo, e prova a non lasciarti andare in lamentele e timori che riguardano il futuro dell’azienda.
- INCONTRALI. Anche se non ne hai voglia, anche se non sei abituato, ti consiglio di incontrarli regolarmente in videocall. Le interazioni tra voi sono contraddistinte da milioni di scambi visivi, tra il tuo e il loro volto, che i vostri cervelli hanno memorizzato. Rinfresca la memoria al tuo ed al loro cervello facendoti vedere regolarmente. Ti accorgerai di quanto facile sarà “riprendere” l’interazione comunicativa, e di come saranno maggiormente presi in considerazione i tuoi consigli e suggerimenti. Fatti vedere, mi raccomando.
- RENDI QUESTI INCONTRI REGOLARI. Programma ogni settimana le videochiamate, sia individuali che con tutto il team. Proprio come faresti in ufficio.
- NON DARE PER SCONTATO che i tuoi dipendenti sappiano utilizzare gli strumenti informatici per le videochiamate.Skype, GoToMeeting, Zoom, FaceTime…per te sono nomi noti, ma per qualcuno può essere complicato anche il solo nominarli. Per non parlare di quella “maledetta webcam”. Molte persone si sentono fortemente a disagio sapendo di essere di fronte alla videocamera, al punto da distrarsi in continuazione. Cosa puoi fare? Per esempio prenditi il tempo necessario per mandare via mail tutte le informazioni necessarie, e prima di un meeting renditi disponibile per fare con ognuno una prova tecnica. Chiedi ad ognuno, separatamente, che tipo di difficoltà prova rispetto alla videochiamata, se si sente a disagio, ecc. Cerca di essere pronto a gestire questo disagio, facendo il possibile per mettere i tuoi interlocutori a proprio agio, evitando di irrigidirti o di spazientirti.
- PAZIENZA. Questa deve essere la tua parola d’ordine. Anche loro hanno una famiglia rumorosa, proprio come te: aspirapolvere acceso, TV, bambini che urlano, arriva il corriere…Tutti siamo costretti in casa dal lockdown, a volte in spazi davvero molto ristretti. Siamo quindi nervosi, stanchi, facilmente irritabili e distraibili. Ciò significa mantenere con difficoltà l’attenzione continua sulle attività lavorative. Trasmetti loro che hai capito quanto sia difficile, e che condividi gli stessi ostacoli quotidiani. Ti renderà un po’ più umano ai loro occhi, e quindi vicino a loro.
- TRASPARENZA. Questa dovrebbe essere già scontata all’interno dei rapporti tra te e i tuoi dipendenti. Le persone per potersi fidate di te e seguirti hanno bisogno di vedere un atteggiamento limpido e trasparente da parte tua. Soprattutto in questo momento si aspettano risposte da te. Il che non significa saper rispondere a tutto. A volte è necessario anche un “non lo so”, purché seguito da un atteggiamento propositivo, rassicurante e concreto.
Ricorda che per poter ottenere performance ottimali in questo momento devi dare il massimo, soprattutto in termini di attenzione alla comunicazione. Non puoi utilizzare lo stesso canale di prima. Le regole sono cambiate, siamo in un momento di grande incertezza, e quindi di estrema ansia. Soprattutto quando pensiamo al futuro.
Presta attenzione a questa nuova modalità comunicativa. Lo so, non ti viene spontaneo. Ma se impari a gestire il tuo team a distanza, con tutte queste limitazioni, un domani sarai un leader ancora più efficace e consapevole.
E loro sapranno di potersi fidate di te.