Tutti parlano di negoziazione, ma per molti il termine ha connotazioni a volte oscure. Eppure la negoziazione è uno strumento molto potente, in grado di aiutare le parti coinvolte in contesti molto delicati. Ma non è tutto oro ciò che luccica. A volte la negoziazione può essere svantaggiosa, soprattutto per le parti più deboli.
Proviamo ad analizzarne le caratteristiche tecniche.
Definiamo negoziazione una qualsiasi forma di comunicazione diretta o indiretta in cui le parti che hanno interessi opposti discutono l’azione comune che potrebbero intraprendere per gestire e infine risolvere la controversia. Le negoziazioni possono essere utilizzate per risolvere un problema già esistente o per porre le basi di una futura relazione tra due o più parti.
La negoziazione è da più parti riconosciuta come la modalità preminente di risoluzione delle controversie, il che non sorprende, data la sua presenza in quasi tutti gli aspetti della vita quotidiana, sia a livello individuale, istituzionale, nazionale o globale. Proprio per questa sua presenza trasversale nella quotidianità viene applicata in contesti delicati come ad esempio la mediazione.
Ogni negoziazione è unica, differendo l’una dall’altra per l’oggetto, il numero di partecipanti e il processo utilizzato. E’ volontaria (le parti sono libere di partecipare, così come di accettare o rifiutare il risultato), informale (non ci sono regole prescritte nella negoziazione, e le parti sono libere di adottare qualsiasi regola scelgano, se ce ne sono) e può coinvolgere da due a più parti.
Quali sono i vantaggi?
In termini procedurali, la negoziazione è probabilmente la forma più flessibile di risoluzione delle controversie, poiché coinvolge solo le parti interessate alla questione e i loro rappresentanti, se presenti. Come ogni metodo di risoluzione delle controversie, la negoziazione non può garantire che una parte abbia successo. Tuttavia, molti commentatori ritengono che i negoziati abbiano maggiori possibilità di successo quando le parti si concentrano su bisogni e interessi reciproci più che sulla propria posizione, approccio spesso indicato come win-win.
Supponendo che le parti stiano negoziando in buona fede, la procedura fornirà alle parti l’opportunità di progettare un accordo che rifletta i loro interessi, il che permetterà di migliorare la relazione fra loro. Ultimo ma non meno importante vantaggio, la negoziazione permette di risparmiare tempo e denaro rispetto ad un contenzioso.
Non sempre la negoziazione è vantaggiosa, soprattutto quando la parte più debole viene messa in una posizione di svantaggio. L’accordo potrebbe essere visto come ingiusto, e dar luogo a future contestazioni. E’ il caso in cui una parte non comprende del tutto gli esiti del processo negoziale.
Nel mondo della consulenza, il cliente spesso non riesce ad attribuire un valore adeguato al servizio proprio in virtù del fatto che la lacuna tecnica, motivo della richiesta consulenziale, lo pone in una posizione svantaggiata. Da qui nasce spesso il timore di venire “imbrogliati” dal consulente.
Un ulteriore limite della negoziazione è legato al fatto che alcune questioni non sono semplicemente suscettibili di negoziazione. Non ci sarà praticamente nessuna possibilità di raggiungere un accordo quando le parti sono divise da ideologie o convinzioni opposte che lasciano poco (o nessuno) spazio per concessioni reciproche e non c’è nessuna volontà di fare tali concessioni.
Accettare le differenze.
Alla base di ogni relazione dovrebbe esserci il principio del rispetto reciproco: le persone sono uguali e per tale motivo dovrebbero rispettarsi a vicenda. Questo è particolarmente vero durante le negoziazioni, dove le differenze culturali e/o linguistiche tra le parti possono portare a malintesi e incomprensioni. E’ gioco forza che tali differenze influenzeranno la procedura negoziale e il modo in cui le parti contrattano.
Gli esseri umani spesso si affidano agli stereotipi (di genere, per dirne uno) soprattutto quando affrontano tensioni e discussioni, e questo impatta sull’atteggiamento negoziale di entrambe le parti. Conseguentemente, la capacità di trattare con persone diverse da noi è legata alla nostra storia personale, ovvero al modo in cui siamo stati cresciuti rispetto al tema “diversità”.
Qualunque sia il proprio background, dimostrare chiaramente il rispetto e un atteggiamento di apertura verso gli altri è sempre una linea d’azione appropriata. In questo modo si migliorerà la relazione tra le parti e si ridurrà al minimo la possibilità di un’errata interpretazione del messaggio sottostante.
Sembra scontato ma spesso è proprio questa la trappola.
Attenzione ai comportamenti ingannevoli.
Durante la trattativa una parte può decidere di usare delle tattiche per ottenere un vantaggio sull’interlocutore. Questo comportamento può andare da tattiche di pressione (tentare di costringere una parte ad accettare termini specifici), intimidazione (implicita o esplicita), ambiguità deliberata riguardo all’ambito del mandato negoziale a comportamenti palesemente immorali (fornire informazioni fuorvianti o false, bugie e così via).
Meglio essere preparati se si vuole rispondere efficacemente a queste tattiche, ogni volta che si presentano.
IN questi casi è necessario ricordarsi che ogni situazione è unica: la scelta della tattica (o delle tattiche) da utilizzare per confutare una condotta difficile o non etica è una questione di giudizio personale, poiché quella che può essere una risposta appropriata in una situazione può essere eccessiva o troppo conciliante in altre circostanze.
Iniziare col piede giusto.
Il processo di negoziazione inizia con un segnale da una parte all’altra che indica la volontà di negoziare. Poiché la negoziazione è un processo volontario, il primo e fondamentale passo da fare è confermare o meno l’interesse dell’altra parte o delle altre parti a negoziare. Se siete interessati a negoziare, comunicatelo in modo chiaro e non ambiguo.
Ma prima di decidersi, è sempre bene valutare se sono presenti gli ingredienti fondamentali che rendono una negoziazione efficace:
- il desiderio di risolvere la controversia
- se una soluzione negoziata è nell’interesse di una o tutte le parti in questione
- la volontà delle parti di stabilire o preservare un rapporto
- la credibilità dell’altra parte
- l’esistenza o meno di una disparità tra le parti tale da rendere impossibile una contrattazione equa (ad esempio c’è un contrasto marcato tra le parti in termini di livello di istruzione o di risorse delle parti?)